Dział I – Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa warunki uczestnictwa w bezpłatnej II Ogólnopolskiej Konferencji Placówek Wsparcia Dziennego „SPOTkajmy się. Tam, gdzie zaczyna się zmiana”, zwanej dalej „Konferencją”, organizowanej przez Centrum Wspierania Rodzin „Rodzinna Warszawa” z siedzibą w Warszawie przy ul. Starej 4, 00-231 Warszawa, zwane dalej „Organizatorem”.
2. Konferencja odbędzie się 24 września 2026 r. w Terminalu Kultury Gocław przy ul. Jana Nowaka-Jeziorańskiego 24, 03-982 Warszawa.
3. Udział w Konferencji jest bezpłatny.
4. Konferencja będzie prowadzona w formie stacjonarnej. Organizator przewiduje również transmisję online z wybranych lub wszystkich części Konferencji.
5. Udział w transmisji online wymaga posiadania:
   a) urządzenia pozwalającego na dostęp do Internetu,
   b) dostępu do Internetu,
   c) aktualnej wersji przeglądarki internetowej lub odpowiedniej aplikacji umożliwiającej korzystanie z transmisji.
6. Definicje użyte w Regulaminie oznaczają:
   a) Dane osobowe – dane osobowe w rozumieniu RODO przetwarzane przez Organizatora w związku z organizacją i realizacją Konferencji;
   b) Dzień roboczy – dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy;
   c) Formularz – formularz zgłoszeniowy umożliwiający rejestrację na Konferencję;
   d) Polityka Prywatności – informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych dostępna pod adresem: https://spot.waw.pl/konferencje/ii-konferencja-pwd/;
   e) Regulamin – niniejszy Regulamin Konferencji;
   f) Rejestracja – skuteczne zgłoszenie udziału w Konferencji dokonane za pomocą Formularza lub w inny sposób zaakceptowany przez Organizatora, potwierdzone przez Organizatora wiadomością e-mail, z zastrzeżeniem dostępności miejsc;
   g) RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz w sprawie swobodnego przepływu takich danych i uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
   h) Serwis – strona internetowa Konferencji dostępna pod adresem: https://spot.waw.pl/konferencje/ii-konferencja-pwd/;
   i) Uczestnik – osoba fizyczna zgłoszona do udziału w Konferencji.

Dział II – Rejestracja

1. Rejestracja na Konferencję jest równoznaczna z akceptacją niniejszego Regulaminu.
2. Rejestracja następuje poprzez wypełnienie i przesłanie Formularza udostępnionego za pośrednictwem Serwisu lub w inny sposób wskazany przez Organizatora.
3. W szczególnych przypadkach Organizator dopuszcza dokonanie zgłoszenia na Konferencję za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: wydarzenia@rodzinnawarszawa.pl.
4. Potwierdzenie Rejestracji Organizator przesyła na podany przez Uczestnika adres e-mail, pod warunkiem dostępności miejsc.
5. W przypadku gdy Rejestracji dokonuje w imieniu Uczestnika inny podmiot, podmiot ten jest zobowiązany poinformować Uczestnika o treści Regulaminu oraz przekazać mu informacje dotyczące udziału w Konferencji.
6. Organizator może ustalić odrębny limit miejsc dla uczestników stacjonarnych oraz dla uczestników korzystających z transmisji online.

Dział III – Obowiązki Organizatora i Uczestnika

1. Organizator zobowiązuje się do:
   a) organizacji Konferencji zgodnie z informacjami zamieszczonymi w Serwisie, z zastrzeżeniem prawa do zmian przewidzianych w Regulaminie;
   b) informowania Uczestników o istotnych zmianach dotyczących Konferencji, w szczególności zmianie terminu, miejsca, programu lub prelegentów;
   c) podejmowania, w miarę możliwości technicznych i organizacyjnych, działań mających na celu zapewnienie prawidłowego przebiegu Konferencji i transmisji online;
   d) przekazywania Uczestnikom informacji organizacyjnych dotyczących udziału w Konferencji;
   e) zapewnienia możliwości udziału w Konferencji na zasadach określonych w Regulaminie.
2. Uczestnik zobowiązuje się do:
   a) podania prawdziwych danych niezbędnych do dokonania Rejestracji;
   b) przestrzegania postanowień Regulaminu;
   c) uczestnictwa w Konferencji w sposób nieutrudniający udziału innym Uczestnikom oraz zgodny z charakterem wydarzenia;
   d) przestrzegania zasad bezpieczeństwa i porządku obowiązujących w miejscu organizacji Konferencji;
   e) niepodejmowania prób uzyskania nieuprawnionego dostępu do zasobów systemowych Organizatora ani podejmowania działań mogących zakłócić działanie systemów wykorzystywanych do organizacji lub transmisji Konferencji;
   f) niepublikowania w ramach udostępnionych przez Organizatora kanałów komunikacji treści naruszających przepisy prawa, dobra osobiste innych osób lub zasady współżycia społecznego.
3. W przypadku udziału w Konferencji online link do transmisji zostanie przesłany Uczestnikowi na adres e-mail wskazany podczas Rejestracji, w terminie wskazanym przez Organizatora w informacji organizacyjnej dotyczącej Konferencji.
4. Organizator może prowadzić dokumentację fotograficzną i audiowizualną Konferencji. Zasady przetwarzania danych osobowych, w tym wizerunku Uczestników, określa niniejszy regulamin.
5. Organizator może utrwalać i rozpowszechniać wizerunek osób uczestniczących w Konferencji na zasadach określonych przepisami prawa bez uzyskiwania zgody w związku z prowadzoną transmisją on-line oraz w zakresie, w jakim osoba stanowi jedynie szczegół większej całości, takiej jak zgromadzenie lub publiczna impreza.
6. W przypadku wykonywania indywidualnych zdjęć lub nagrań Uczestników, których publikacja wymaga uzyskania zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku, Organizator będzie stosował odpowiednie zasady uzyskiwania takiego zezwolenia.
7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne leżące po stronie Uczestnika, w szczególności wynikające z jakości połączenia internetowego, parametrów urządzenia lub nieprawidłowego działania oprogramowania wykorzystywanego przez Uczestnika.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Konferencji w zakresie, w jakim jest ono następstwem okoliczności niezależnych od Organizatora, których nie można było przewidzieć ani którym nie można było zapobiec, w szczególności działania siły wyższej.

Dział IV – Zmiany w programie i odwołanie Konferencji

1. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie Konferencji, w szczególności dotyczących prelegentów, tematów i godzin wystąpień, a także do zmiany miejsca lub terminu Konferencji z ważnych przyczyn organizacyjnych.
2. O istotnych zmianach dotyczących Konferencji Organizator poinformuje Uczestników za pośrednictwem Serwisu oraz, w miarę możliwości, pocztą elektroniczną na adres podany podczas Rejestracji.
3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji.
4. W przypadku odwołania Konferencji Organizator poinformuje Uczestników o tym fakcie za pośrednictwem Serwisu oraz, w miarę możliwości, pocztą elektroniczną na adres podany podczas Rejestracji.
5. Organizator dołoży starań, aby o odwołaniu Konferencji poinformować Uczestników możliwie niezwłocznie po podjęciu decyzji o odwołaniu.

Dział V – Rezygnacja z uczestnictwa

1. Uczestnik może w dowolnym momencie zrezygnować z udziału w Konferencji.
2. Rezygnację można zgłosić Organizatorowi za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: wydarzenia@rodzinnawarszawa.pl.
3. Organizator zwraca się do Uczestników o możliwie wczesne poinformowanie o rezygnacji, w szczególności w przypadku udziału stacjonarnego, co umożliwi zaproszenie na Konferencję kolejnej osoby z listy zainteresowanych.

Dział VI – Ochrona danych osobowych 

1. Administratorem danych osobowych jest Centrum Wspierania Rodzin “Rodzinna Warszawa” (dalej: „ADMINISTRATOR”), z siedzibą: ul. Stara 4, 00-231 Warszawa. Z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Stara 4, 00-231 Warszawa.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem mailowym: iod@rodzinnawarszawa.pl.
3. Dane osobowe są przetwarzane na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawy                         z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
4. Przetwarzanie danych odbywa się w celu:

1. zapewnienia streamingu w czasie rzeczywistym co będzie wiązało się z przetwarzaniem wizerunku uczestników, zgodnie z Regulaminem Konferencji – art. 6 ust. 1 lit. b RODO – dane będą przetwarzane przez 5 lat od zakończenia wydarzenia;
2. wykonania foto i wideorelacji z wydarzenia bez uzyskiwania zgody zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2) ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, jeśli osoba stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza – art. 6 ust. 1 lit. f RODO – dane będą przetwarzane przez 5 lat od zakończenia wydarzenia;
3. wykonania foto i wideorelacji z wydarzenia na podstawie udzielonej zgody w przypadku zdjęć indywidualnych – art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dane będą przetwarzane przez 5 lat od zakończenia wydarzenia lub do czasu wycofania zgody;
4. zapewnienia możliwości uczestnictwa w Konferencji organizowanym przez Administratora w trybie stacjonarnym oraz on-line – art. 6 ust. 1 lit. b, e RODO – dane będą przetwarzane przez  5 lat od zakończenia roku, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe obejmujące organizację wydarzenia oraz zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji;
5. wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze m.in. rozliczenie finansowe konferencji – art. 6 ust. 1 lit. c RODO – dane będą przetwarzane przez  5 lat od zakończenia roku, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe obejmujące organizację wydarzenia oraz zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji;
6. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z realizacją umowy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO – dane będą przechowywane przez okres 3 lat od zakończenia umowy. 

1. Dane osobowe mogą pochodzić od stron trzecich np. od pracodawcy.
2. Administrator zamierza przekazywać dane osobowe do państw trzecich w związku z zamiarem publikowania wizerunku na portalach społecznościowych.
3. Administrator będzie przekazywał dane osobowe innym podmiotom, tylko na podstawie przepisów prawa, w szczególności do Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy oraz na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych w szczególności do dostawców usług informatycznych m.in. Google. Dane mogą być przekazywane do portali społecznościowych m.in. Facebook, YouTube, Instagram, które są odrębnymi administratorami danych osobowych.
4. Posiada Pan/ Pani prawo do: 

1. żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania; 
2. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
3. cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem; 
4. wniesienia skargi na działania Administratora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

1. Podanie danych osobowych jest niezbędne. Ich niepodanie spowoduje brak możliwości skorzystania z oferty Administratora. Wyrażenie zgody na publikację wizerunku jest dobrowolna.
2. Administrator nie przewiduje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Dział VII – Postanowienia końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem [DATA].
2. Regulamin jest dostępny w Serwisie oraz w sposób umożliwiający jego zapisanie i odtworzenie przez Uczestnika.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, konieczności dostosowania Regulaminu do zmian organizacyjnych lub technicznych dotyczących Konferencji albo konieczności doprecyzowania jego postanowień.
4. O zmianach Regulaminu Organizator poinformuje Uczestników za pośrednictwem Serwisu, a w przypadku zmian istotnie wpływających na udział w Konferencji – również pocztą elektroniczną, w miarę możliwości przed wejściem zmian w życie.
5. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
6. Integralną część Regulaminu stanowi Polityka Prywatności dostępna pod adresem: https://spot.waw.pl/konferencje/ii-konferencja-pwd/.